Adjoint (e) à la direction générale

La Maison Jean Lapointe

La Maison Jean Lapointe est un organisme sans but lucratif dont la mission est d’améliorer la qualité de vie des personnes par le traitement, la prévention, le soutien et le partage des connaissances en matière de substances et de dépendances.

Fondée il y a plus de 40 ans, la Maison Jean Lapointe est reconnue comme une institution incontournable dans le domaine de la prévention et du traitement des dépendances au Québec.

Travailler à la Maison Jean Lapointe c’est :

• Soutenir et intervenir auprès des personnes en situation de vulnérabilité;
• Avoir un impact positif dans le parcours de ces personnes;
• Travailler au sein d’une équipe soudée et professionnelle;
• Donner un sens à son travail.

Description du poste :

Sous l’autorité de la direction générale, l’adjoint.e à la direction assiste cette dernière dans la coordination de ses activités et dans la gestion administrative des dossiers de La Maison Jean Lapointe.

Sommaire des responsabilités :

• Rédiger, corriger, mettre en page, produire des lettres, des notes de service, des documents, des procès-verbaux ou tout autre document.
• Compiler des données, mettre en page des graphiques et des tableaux.
• Assurer le suivi des dossiers qui vous sont confiés en communiquant les décisions rendues ou en effectuant des rappels, recherches et collectes de données.
• Voir à la planification et l’organisation des réunions en convoquant les participants, confirmant les présences, en rédigeant l’ordre du jour et en préparant la documentation nécessaire.
• Assurer la logistique des réunions (réservation et aménagement de la salle, commande du menu, remise de documentation, etc.).
• Planifier l’agenda selon les directives, respecter les échéanciers et établir les priorités.
• Gérer la correspondance électronique de la direction générale.
• Recevoir, acheminer et/ou filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages et gérer la messagerie vocale.
• Organiser et suivre les déplacements lors des voyages (réservation, planification de l’itinéraire, hébergement, etc.).
• Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents
• Gérer la banque de données des contacts de la haute direction.
• Établir des procédures administratives et des méthodes de travail.
• Participer à des projets spéciaux et supporter la direction générale dans les projets et les événements qui relèvent de sa fonction.
• Toute autre tâche connexe qui pourrait vous être demandée